Функционал ЭТП: какие возможности включает в себя площадка для электронных торгов

Зачем компаниям нужна собственная электронная торговая площадка? В этой статье эксперты российского вендора и интегратора AGORA подробно рассказывают, ради каких функций и возможностей бизнес заказывает разработку ЭТП и каким образом площадка позволяет снизить расходы на закупочные процедуры.

Функционал ЭТП

Создание электронной торговой площадки позволяет автоматизировать управление закупками, уменьшить риски и ошибки в цепочке поставок, обеспечить точную аналитику эффективности закупок для расчета бюджета.

«Сердце» ЭТП – это удобные механизмы проведения всех закупочных процедур: начиная с инициации заявки на закупку и заканчивая формированием договора. Разберем ключевые функции ЭТП подробно.

Выбор способа торгов

Пользователи ЭТП могут выбрать один из представленных способов закупки:

• Запрос предложений. Победителем становится участник электронных торгов, предложение которого максимально отвечает запросу.
• Запрос цен. Победитель – участник, указавший наименьшую цену в своем коммерческом предложении.
• Конкурс. Побеждает тот, кто предложил лучшие условия исполнения контракта согласно критериям, указанным в конкурсной документации.
• Редукцион. Аукционные торги, в результате которых побеждает тот, кто предложил минимальную цену договора.
• Закупка у единственного поставщика. Закрытые электронные торги, в которых принимают участие только приглашённые поставщики.

Формирование заявки на закупку

На этом этапе цикла закупок указывается общая информация о закупочной процедуре: способ и тип закупки, количество этапов, дата и время начала и окончания подачи заявок, контактная информация.

Информация по лотам

Здесь указываются общие сведения о лоте – наименование, валюта, способ осуществления торгов, цена, какие именно товары/услуги участвуют в закупке, предложения поставщиков, информация о заказчиках и т.д.

Закупка у единственного поставщика

Форма закупочной процедуры при этом закрытая, а участие принимают поставщики, получившие приглашение. На подачу заявок у претендентов есть строго ограниченный период времени – затем площадка прекращает их прием.

Список участников закупочной процедуры

Функционал ЭТП дает возможность работать с несколькими юр. лицами одновременно. Это упрощает закупочные процедуры и позволяет менеджерам отдела закупок получать актуальную информацию, управлять заявками, бесшовно переключаться между поставщиками.

В закупку могут приглашаться аккредитованные поставщики, либо те, кто прошли упрощенную процедуру проверки. В случае, если ЭТП создана для нужд конкретной компании, ее можно интегрировать с другими площадками, что позволит передавать данные о заявках на внешние источники, тем самым охватив большее число поставщиков.

Аукцион на понижение (редукцион)

Это электронный аукцион со снижением цены после основного этапа подачи заявок. Процесс похож на аукцион на понижение цены, но не является торгами в соответствии с Гражданским кодексом РФ. Такой формат часто используется заказчиками, попадающими под действие 223-ФЗ (госзакупки).

Запуск переторжки заказчиком

Эта функция электронной торговой площадки позволяет провести дополнительный этап в процессе торгов – переторжку, когда участники получают возможность предложить лучшие условия по контракту после первоначального этапа подачи заявок. Заказчик может инициировать переторжку на ЭТП для получения наиболее выгодных условий от поставщиков.

На площадке есть возможность установить дату начала и завершения переторжки, прикрепить необходимую для этой процедуры документацию, указать дополнительные условия.

Участие в переторжке поставщика

Переторжка проводится по инициативе заказчика, исходя из текущих обстоятельств и условий конкретной закупки. Поставщики узнают о проведении дополнительного этапа, сроках и условиях участия через электронную торговую площадку, на которой проводится закупка. Они анализируют свои предложения, снижают цены или улучшают условия выполнения контракта, и подают новые предложения, стремясь улучшить свои позиции.

Прием ставок, их рассмотрение, выбор поставщиков

Функционал любой ЭТП, разработанной вендором AGORA, позволяет легко настроить автоматический прием ставок и их рассмотрение, процедуру анализа, сравнения и принятия решения о выборе победителя в торгах. На этом этапе закупочного цикла платформа позволяет скачать документацию поставщиков, протокол оценки заявок, протокол комиссии и остальные документы, которые необходимы при завершении процедуры торга.

Формирование договора

По итогам проведения электронной закупки автоматически формируется договор, что существенно снижает нагрузку на юридическую составляющую процесса. На базе ЭТП реализована понятная структурированная бизнес-логика ЭДО, подписание соглашений, актов, счетов в онлайн-формате.

Редактирование или отмена торгов покупателями

Для отмены созданных торгов или внесения изменений в личном кабинете достаточно нажать соответствующую кнопку «Редактировать» или «Отменить». Это автоматически изменит статус торга.

Завершение торгов

Система автоматически переводит торги в статус «Завершено» после наступления указанного в заявке времени. В разделе Заказы есть подробная информация по каждому торгу. А также есть возможность провести автоматическую оценку участников.

Электронные торговые площадки, разработанные вендором AGORA, легко интегрируются с ERP, SRM системами, любыми внешними ресурсами, работают с ЭДО, ЦП и прочими цифровыми инструментами.

Вы получаете готовый к работе базовый набор функций для осуществления закупочных процедур. Функционала ЭТП достаточно, чтобы успешно стартовать на рынке, протестировать идеи, выйти на окупаемость, а в будущем есть возможность улучшить систему, добавляя нужные опции в любое удобное время.