Большинство конфликтов между покупателем и поставщиком возникает не в момент отгрузки, а через неделю или месяц после неё — когда на складе обнаруживается недостача, бой или пересорт. К этому времени доказать, что дефект возник до передачи товара, почти невозможно: подписанные документы работают против покупателя. Статья 513 ГК РФ прямо обязывает получателя проверить количество и качество в срок, установленный договором, и незамедлительно сообщить поставщику о выявленных несоответствиях.
Основной документ, который покупатель подписывает при получении, — универсальный передаточный документ (УПД) либо связка «товарная накладная + счёт-фактура». Подпись на нём фиксирует не только факт передачи, но и согласие с указанным количеством, ассортиментом и ценой. Именно поэтому подписывать документ до фактического пересчёта — распространённая и дорогая ошибка.
Что проверить до приёмки
Подготовка начинается на стадии договора. В нём стоит зафиксировать:
- срок приёмки по количеству и по качеству (они могут различаться);
- порядок вызова представителя поставщика при обнаружении расхождений и срок его прибытия;
- форму документа, которым оформляется расхождение, — акт по форме ТОРГ-2 либо собственная форма из приложения к договору;
- перечень лиц, уполномоченных подписывать приёмку, и способ подтверждения полномочий — доверенность или машиночитаемая доверенность при ЭДО;
- применение инструкций П-6 и П-7 — они действуют только при прямой ссылке на них в договоре.
Отдельный пункт — момент перехода риска случайной гибели. Если он привязан к передаче перевозчику, повреждения в пути ложатся на покупателя, и претензию придётся адресовать транспортной компании, а не поставщику.
Как принимать
Приёмка распадается на два этапа. Первый — проверка по количеству мест и внешнему состоянию упаковки в присутствии водителя. Второй — вскрытие тары и проверка вложений, комплектности, маркировки, сроков годности.
Если груз доставлен перевозчиком, расхождения фиксируются в транспортной накладной до того, как водитель уедет. Отметка о повреждении упаковки, сделанная задним числом, доказательственной силы не имеет.
Полезная практика — фотофиксация паллет до вскрытия, с читаемыми пломбами и маркировкой. Снимки с датой снимают большую часть спорных вопросов о том, в каком состоянии груз прибыл на склад.
Расхождения обнаружены: порядок действий
Приёмка приостанавливается, дальнейшее вскрытие прекращается, товар размещается отдельно и обеспечивается его сохранность. Поставщик уведомляется способом, указанным в договоре, — как правило, письмом на согласованный адрес электронной почты с последующим дублированием на бумаге.
Далее составляется акт о расхождениях с участием представителя поставщика либо, при его неявке в срок, комиссией покупателя с привлечением независимого специалиста. В акте указываются реквизиты УПД, номер партии, характер и объём несоответствия.
Товар, от которого покупатель отказался, принимается на ответственное хранение по статье 514 ГК РФ. Расходы на хранение и последующий возврат возмещает поставщик.
Документы после приёмки
Если расхождений нет, УПД подписывается в день фактической приёмки. Дата подписи определяет период принятия товара к учёту и период вычета по НДС, поэтому расхождение между датой отгрузки и датой получения фиксируется в отдельных строках документа.
При корректировке количества или цены оформляется корректировочный документ (УКД), а не переподписание исходного. Возврат качественного товара по соглашению сторон оформляется как обратная реализация — с УПД от бывшего покупателя.
Материал носит справочный характер. Конкретные сроки приёмки и порядок предъявления претензий определяются условиями договора.