Организация командировки: основные моменты

Бизнес - это машина, которая должна работать как часы, чтобы расти и развиваться. Часто для заключения выгодных контрактов, плановых проверок или для повышения квалификации сотрудников нужно отправляться в другие города, а иногда и страны. Все же не все вопросы можно решить дистанционно, иногда требуется и личное деятельное присутствие. В этих случаях оформляется командировка, целью которой является выполнение задач, поставленных начальством. Совместно со специалистами сервиса деловых поездок ППР мы составили кратную инструкцию, как грамотно и правильно организовать командировку.

Служебная записка

Как только возникает необходимость отправить сотрудника в командировку, обычно составляется служебная записка, в которой обосновываются причины такого решения. Здесь указывают данные работника, цель поездки, данные пункта назначения, а также сроки пребывания на "чужбине" и размеры возможных расходов.

Приказ

Как только командировка согласована с руководством, организация должна выпустить специальный приказ, который во многом повторяет данные служебной записки. Но от записки приказ отличается большей юридической силой, потому что его подписывает начальник или его заместитель. Это официальный документ, который подтверждает, что работник должен будет отправиться в командировку на столько-то и туда-то, с такой-то целью.

Оплата командировки

Расходы, которые компания должна возместить работнику, оговариваются в самом начале планирования поездки. Чтобы человек чувствовал себя уверенно и нестесненно в другом городе, ему должны оплатить проезд и проживание. А также обязательна и компенсация суточных расходов.

Кроме того, командированный не теряет свой среднемесячный заработок, ведь он продолжает работать во время поездки, а не отдыхает и развлекается.

Отчёт

Чтобы отчитаться о затратах, связанных с командировкой, человек должен в течение трёх дней после возвращения предоставить отчет. Придется собирать чеки и следить за их состоянием, чтобы не показывать бухгалтеру мятые и рваные бумажки.

Если вдруг человек потратил больше, чем ему выдали, компания возместит эту сумму. Если же работник не израсходовал заложенные деньги, то оставшиеся "гроши" придется вернуть.

Бывает и такой вариант. Работник тратит в командировке свои деньги, а потом после возвращения получает компенсацию от компании.

Бронирование билетов

Иногда бронирует билеты на поезд или самолёт, а также номер в отеле сам работник. Но чаще всего за него это делает компания, которая доверяет это тревел-агенствам. Более продвинутые и независимые фирмы предпочитают работать с онлайн-сервисами, минуя посредников.