Как правильно оформить служебную поездку?

Независимо от рода деятельности предприятия в результате рабочего процесса может возникать необходимость отправлять сотрудников в командировки. Как правильно оформить командировку на предприятии, и какие документы для этого необходимы? Очень важно, чтобы все командировочные расходы были учтены и правильно оформлены бухгалтерией предприятия. Все отчетные документы для командировочных сотрудников хранятся и подлежат проверке в случае плановых ревизий соответствующих органов контроля.

Каждая командировка работника должна сопровождаться документальным оформлением всех необходимых расходов. Расчет командировочных расходов производится с учетом налогообложения прибыли предприятия. Согласно законодательству расходы на командировки предусмотрены не только для штатных работников, но и для сотрудников, имеющие трудовые обязательства, прописанные в договоре с налогоплательщиком.

На предприятии командировки должны оформляться с учетом выполнения положений внутреннего коллективного договора. Коллективный договор – это нормативный документ, который регулирует все рабочие организационные вопросы, в том числе и оформление командировок.

Пакет документов, который оформляет предприятие при отправлении работника в командировку должен состоять из:

1. приказа о командировке;
2. командировочного удостоверения;
3. справки с расчетом командировочного аванса, в соответствии с которой работник получает в кассе предприятия необходимую сумму.
4. регистрации командировки в журнале учета.

По завершению командировки работник должен оформить отчет об использовании выданных средств. Этот документ оформляется согласно установленной законодательством форме. К отчету должны быть прикреплены все подтверждающие документы. Это могут быть проездные билеты, чеки, талоны на питание, выписки из гостиниц. На основании этого отчета бухгалтерия предприятия проводит окончательный подсчет расходов и производит расчет с работником. Все расходы должны быть отражены на специальном счете бухгалтерского учета по служебным поездкам сотрудников.